Wegen steigender Mietpreise oder unsicheren Zeiten entscheiden sich viele Unternehmen für einen Umzug in ein neues, oft kleineres Büro. Die Anzahl der Mitarbeitenden bleibt dabei gleich, und ihr überlegt, wie ihr das geschickt vereint bekommt? Dafür gibt's ein paar praktische Tipps und Tricks. Mit denen gestaltet ihr eure Büroflächen effizienter und spart gleichzeitig Geld. Downsize & Upgrade quasi. 

Ihr seid gerade dabei, auf ein Desk Sharing System umzusteigen? Dann seid ihr schon einen guten Schritt weitergekommen, bei der Optimierung eurer Büroflächen. Denn auch wenn die Anzahl der Mitarbeitenden gleich bleibt, könnt ihr so gegebenenfalls mehr Platz sparen. Sollten in euem Unternehmen viele Menschen remote arbeiten, dann sind sehr selten alle gleichzeitig im Büro. Desk Sharing macht dann auf jeden Fall Sinn, denn so braucht ihr weniger Platz und spart dadurch natürlich auch Quadratmeteranzahl und Mietkosten. 

Mit einheitlichen Arbeitsplätzen und Bürostühlen, die sich automatisch an den Mitarbeitenden anpassen macht ihr schon mal alles richtig. Welche Stühle dafür in Frage kommen, könnt ihr ganz einfach bei unseren Podia Experten nachfragen, dafür einfach hier klicken. Denn bei diesen Modellen müssen nicht nicht jeden Morgen die ersten fünf Minuten mit Einstellungen der Rückenlehne verbracht werden. Je nach Größe und Gewicht der sitzenden Person, stellt sich die Lehne automatisch ein. 

Auch Schließfachschränke sind in vielen Fällen sehr sinnvoll. Dadurch spart ihr euch nämlich die obligatorischen Rollcontainer unter den Schreibtischen und verhindert, dass die Schränke mit Papierkram vollgestopft werden. Besonders in Großraumbüros, in denen ein reges Kommen und Gehen herrscht, haben Mitarbeitende so die Möglichkeit, persönliche Gegenstände oder mittags ihren Laptop einzuschließen. Abschließbare Locker Schränke gibt's inzwischen übrigens auch in ganz besonders stylisch mit Pflanzenkästen, Garderobenstangen und jeder Menge Konfigurationsmöglichkeiten in Farben, Materialien und Schließmechanismen. Da Schränke häufig nicht ganz günstig sind, unser Ratschlag: Mietet doch einfach eure Schränke. Statt hoher Investitionskosten habt ihr so nur geringe monatliche Kosten - und müsst gleichzeitig auf nichts verzichten. 

"Ersatz" ist natürlich nicht immer ganz richtig. Aber viele Unternehmen stellen ihre Policy aktuell wieder um. Remote Arbeiten fällt dabei häufig nicht ganz weg, wird aber im Durchschnitt weniger. Um Mitarbeitenden diesen Umbruch schmackhaft zu machen, braucht es mehr als einen Obstkorb. Eine moderne, hochwertige und ergonomische Büroausstattung drückt nicht nur Wertschätzung aus und bindet Mitarbeitende, sondern fördert auch die mentale und physische Gesundheit von Arbeitnehmenden. 

Ein ergonomischer Arbeitsplatz sollte im Jahr 2026 selbstverständlich sein - ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein ergonomischer Schreibtischstuhl. Es gibt unzählige gesundheitliche Vorteile, während des Arbeitstages ab und zu mal aufzustehen. Nicht umsonst heißt es "Sitzen ist das neue Rauchen". Ihr wollt, dass eure Teams sich wohlfühlen und produktiv arbeiten können? Dann tut ihnen den Gefallen, und ermöglicht ihnen einen Arbeitsplatz, der Rückenschmerzen, Gelenkschmerzen und Nervenleiden deutlich minimiert. 

Auch die Meetingraumtechnik sollte reibungslos laufen und von allen Mitarbeitenden bedienbar sein. Denn durch verzögerte Meetings geht nicht nur Zeit und damit Geld flöten, sondern der Frust über die Technik wächst. Das hat einen Einfluss auf die Qualität der Meetings und im schlimmsten Fall Auswirkungen auf die mentale Gesundheit. Mit modernen Konferenzraumtechnologien ermöglicht ihr euren Teams hybride Videomeetings ohne Zeitverlust und Wutanfällen. Und auch interne Präsentationen laufen besser, ohne minutenlanges Ein- und Umgestöpsele am Anfang des Meetings. Warum man Meetingraumtechnik mieten sollte? Weil ihr euch gleichzeitig Garantien auf die Hardware sichert, sowie eine 1A-Beratung von herstellerunabhängigen Profis bekommt. Wenn mal was nicht funktioniert, ruft ihr einfach bei Podia durch und wir helfen weiter. Nichts einfacher als das. 

Konzentrationszonen durch Akustiklösungen

Wann macht mieten für mich Sinn? 

Ob Büromöbel, Meetingraumtechnik, Akustikboxen oder IT-Hardware, mieten ist oft die effizientere und smartere Lösung. 

Zum einen spart sich euer Unternehmen hohe Anschaffungskosten und sichert sich gleichermaßen einen positiven Cashflow durch die geringe monatliche Miete. Die Miete ist zu 100 % steuerlich absetzbar und garantiert vor allem eine maximale Kosten-Planbarkeit. 

Zum anderen bleibt ihr flexibel und könnt einfach mal ausprobieren, was für euch funktioniert. Agiler Workshop-Raum mit dynamischen Meetingmöbeln? Workcafé mit Loungeecke? Telefonboxen fürs Großraumbüro? Probiert es doch einfach aus, ohne euch für immer festzulegen. 

Büroausstattung mieten wird in wirtschaftlich unsicheren Zeiten immer beliebter. Oft wissen gerade Startups oder kleinere Unternehmen nicht, wie die nächsten Jahre aussehen werden. Da ist es häufig sinnvoll, sein Anlagevermögen in den laufenden Betrieb zu stecken und nicht in teure Möbel und Konferenzraumtechnik. Kein Verzicht und trotzdem Traumbüro: Miete macht's möglich. So könnt ihr einfach flexibel skalieren. Und verlagert CapEx zu OpEx. Gleichzeitig habt ihr bei einer Miete zudem den Vorteil von Versicherungen, Beratung und Support-Service.

Außerdem ist Miete natürlich nachhaltiger. Nach dem Mietzautraum kümmern wir von Podia uns um die Demontage und Abholung eurer Möbel. Diese werden dann neu aufbereitet und gehen in einen zweiten Lebenszyklus. Durch diese Kreislaufwirtschaft werden Ressourcen gespart und euer CO²-Fußabdruck verringert sich.