Schritt für Schritt zum perfekten Meetingraum

First things first: Was braucht ein moderner Meetingraum? Kurz gesagt: die richtigen Möbel, die perfekte Konferenztechnik und eine gut abgestimmte Akustik. Diese drei Komponenten bieten das Gerüst für effiziente Meetings. 

Beginnen wir mit den Basics, um Deinen hybriden Meetingraum Schritt für Schritt einzurichten. Und zwar den richtigen Möbeln für den Konferenzraum. Dabei gibt es einige Entscheidungen, die es zu treffen gilt. Allen voran ist wichtig zu wissen, wie Du den Raum nutzen willst. Werden hier agile und dynamische Meetings gemacht? Soll es ein eher klassischer, traditioneller Konferenzraum werden? Ist das Zimmer hauptsächlich für hybride Videocalls gedacht? Oder sollen hauptsächlich All-Hands Meetings bzw. Townhall Meetings veranstaltet werden? Wie viele Menschen nehmen üblicherweise an den Meetings in diesem Raum teil? 

Für jeden Bedarf gibt es die richtigen Möbel. Allen voran ist natürlich Grundvoraussetzung, ergonomische Meetingstühle und Meetingtische auszuwählen, auf denen Du und deine Kolleginnen und Kollegen auch für längere Meetings sitzen könnt, ohne direkt Rückenschmerzen und kribbelnde Beine zu bekommen. Design-Pieces sind toll, aber oft nicht für Meetings in einem Office Kontext geeignet.

So wählst Du die passenden Meetingmöbel für den Konferenzraum aus

Im Schritt 1 hast Du Dir überlegt, wie die betreffenden Meetingräume genutzt werden: agil, klassisch oder hybrid first. 

Der nächste Schritt ist also die Auswahl der dazu passenden Möbel. 

Für agile Meetings ist es ganz besonders sinnvoll, agile Möbel auszuwählen - klar. Aber was genau sind agile Möbel? Grundsätzlich zählen dazu alle Möbelstücke, die mit Rollen ausgestattet sind oder auf eine dynamische Arbeitsweise ausgelegt sind. Zum Beispiel  modulare Konferenztische auf Rollen, die unter anderem sogar klapp- oder faltbar sind, damit man sie bei Nichtnutzung an die Seite stellen und mehr Platz im Raum schaffen kann. Auch leichte Hocker, Pouffs und Stühle mit Rollen sind agile Möbelstücke, da man sie ohne viel Aufwand und Muskelkraft von einer Ecke in die andere stellen kann. Regale, Sideboards, Whiteboards, Pinnboards auf Rollen gehören natürlich auch mit zu der Partie. Genau wie tragbare Steckdosen-Stationen, die je nach Bedarf umgestellt werden können. Wusstest Du, dass es sogar Sofas und Sessel auf Rollen gibt, die sich für dynamische Meetingräume bestens eignen? Idealerweise erschaffst Du eine Steh-Sitz-Dynamik in deinem Meetingraum, um einen perfekten Workshop Charakter zu erzielen. Durch unterschiedliche Sitz- bzw. Stehmöglichkeiten bringst Du Kreislauf und Kreativität Deiner Teammitglieder in Schwung und erzielst im Meeting die besten Ergebnisse. Top Tipp: Besorgt euch ein Meetingboard und einen Display Ständer mit Rollen, damit ihr je nach Bedarf die Konferenztechnik verschieben könnt. Tolle Beispiele gibt's von Neat und Yealink (psst, mietet eure Konferenztechnik, dann wird's nicht so teuer und ihr sichert euch gleichzeitig Support Service & Garantien). 

Für den klassischen Konferenzraum hingegen sieht es schon wieder ganz anders aus. Hier ist häufig entscheidend, mit einem hochwertigen Meetingtisch und designstarken Meetingstühlen Eindruck zu machen - sowohl auf Mitarbeitende als auch auf Kunden oder potenzielle Bewerber. Für den traditionellen Meetingraum gilt es also einen Meetingtisch auszuwählen, der von Größe, Breite, Design und Budget in den Raum passt und optisch auch zu eurem Unternehmen passt. Ein Meetingtisch ist sehr aussagekräftig, denn die Wahl zu Formen, Farben und Materialien sagt viel über das Unternehmen aus. Gleiches gilt für die Meetingstühle. Spielt ihr mit modernen organischen Formen oder seid ist eure Designsprache eher kantig und schlicht? Seid ihr farbenfroh unterwegs oder eher schwarz-weiß? Legt ihr einen Fokus auf hochwertige Materialien wie Echtholz oder eher in Budget-Lösungen unterwegs? Es gibt kein richtig und kein falsch und auch keine One-fits-all-Lösung. Jeder Meetingraum ist so individuell wie das Unternehmen, in dem er steht.

Der Meetingraum ist auf hybride Videocalls ausgelegt? Dann beachte folgende Punkte: Die Anordnung von Meetingtisch und Stühlen zur Meetingtechnik ist entscheidend. Kann jeder Teilnehmende des Meetings den Bildschirm sehen? Erfasst die Konferenztechnik jeden Teilnehmenden? Habt ihr vielleicht sogar einen Konferenztisch, der direkt an der Wand steht? Hier kommt es natürlich darauf an, wie viele Menschen üblicherweise an den hybriden Calls teilnehmen. 

So, die passenden Möbel für Deinen Meetingraum hast Du ausgewählt. Jetzt folgt das Herzstück des Raumes: die Konferenztechnik. 

Bei der Auswahl der Medientechnik gibt es zahlreiche Aspekte, auf die Du achten solltest. Das kann manchmal sehr verwirrend sein, daher lass Dich im Zweifel von einem Expertenteam beraten (wir kennen da wen hihi, hier buchst Du Dir einen unverbindlichen Beratungstermin). 

Die wichtigsten Punkte, die es vorab zu klären gilt sind unter anderem die Raumgröße, die Raumnutzung, euer Betriebssystem und eure Anforderungen an Design und Qualität (und dementsprechend auch euer Budget). Wenn Du auch schon weißt, welche technischen Specs für euch besonders wichtig sind, dann ist das natürlich auch ein Plus. Zum Beispiel gibt's Videobars und Meetingboards mit KI-Steuerung, Auto-Framing Kameras und Voice Tagging. Auch die Entscheidung zwischen All-in-One-Lösung wie bei einer Videobar oder einem Meetingboard und einer individuell zusammengestellten AV-Lösung mit Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern ist zu treffen. Wie werden die Meetings genutzt? Habt ihr im Unternehmen ein Bring your own Device (BYOD) Modell? Wollt ihr den Display nur für Videokonferenzen nutzen oder wird er auch für Präsentationen oder sogar als Whiteboard genutzt? Geht es um einen sehr großen Raum, bei dem es mit zahlreichen Mikrofonen und Lautsprechern nachzuhelfen gilt? 

Auch im Design gibt es einige Entscheidungen, die Du treffen kannst: hast Du Meetingboards lieber, die ihr agil nutzen und auch mal in einen anderen Raum schieben könnt? Seid ihr im Design eher schlicht oder auf der Suche nach hochwertigen und repräsentativen Design-Stücken? Wie sagt man so schön: für jeden Topf gibt's den richtigen Deckel. Übrigens auch zur Miete bei Podia. Das hat den grandiosen Vorteil, dass Du Dich vollkommen durchberaten lassen kannst und Dir alle möglichen Garantien und Services dazu sicherst.

Wir haben noch eine Sonder-Lösung im Ärmel, die ganz ohne bauliche Maßnahmen funktioniert: und zwar die gute alte Meetingbox. Mit Telefon- und Meetingboxen erzielst Du beste Ergebnisse ohne viel Arbeit. Schnell und einfach bestellt und sogar günstig gemietet eignen sich die Kabinen für so gut wie jedes Office. Für eine Person, zwei Personen, vier Personen oder in XL - für absolut jede Teamgröße gibt es die passende Akustikbox. Wann machen Akustikboxen Sinn? Immer, wenn ihr ein Großraumbüro mit viel Bürolärm habt. Immer dann, wenn vertrauliche Gespräche geführt werden und es nicht ausreichend viele Meetingräume gibt. Immer, wenn neurodivergente Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, konzentriert zu arbeiten, solange andere Menschen im gleichen Raum sind. Und immer, wenn der Schreihals aus dem Vertrieb nicht aufhört, zu telefonieren. Du erkennst das Muster: Akustikboxen machen so gut wie immer Sinn, wenn mehrere Menschen gleichzeitig in einem Büro arbeiten. 

Auch bei Telefon- und Meetingboxen gibt es große Unterschiede in Design, Funktionalität und Qualität. Für jeden Bedarf und jeden Geldbeutel ist aber bestimmt das Richtige mit dabei. Lass Dich beraten zu der Lösung, die für Dein Unternehmen am besten passt. Und warum eigentlich nicht Akustikboxen mieten? Dadurch spart ihr große Investitionen und optimiert mit geringen monatlichen Beiträgen den Cashflow. Die Buchhaltung wird sich freuen! Bei Podia gibt's moderne und hochwertige Akustikboxen von Berlin Acoustics, Sedus, Framery, Narbutas und mehr.