5 Tipps für Ihren reibungslosen Umzug mit dem Büro.

Viele Unternehmen sind aktuell in Aufbruchsstimmung. Neues Design, neue Möbel, neue Elektronik – oder gar ein neues Büro. Dafür gibt es viele Gründe, der Wunsch nach einem zeitgemäßen Post-Pandemie-Office ist hierbei natürlich auch ein großer Treiber. Aber auch ausgelaufene Mitverträge, Übernahmen oder Umstrukturierungen können Grund für einen Umzug mit dem Büro sein.

Auch bei Ihnen steht ein Firmenumzug an? Dann gibt es viel zu beachten. Damit alles reibungslos bei Ihrem Umzug läuft, haben wir Ihnen einige clevere Tipps und Tricks zusammengestellt. Ein Spoiler vorab: Die richtige Organisation macht alles möglich.  

Beginnen Sie früh mit der Planung

Bei einem Umzug mit dem Büro gilt es so einiges zu beachten. Die Planung steht hierbei natürlich an erster Stelle. Informieren Sie sich rechtzeitig mit allen Anforderungen, die für den Umzug auftreten können. Wer soll den Umzug durchführen? Möchten Sie Ihren Umzug versichern? Müssen Sie Ihr neues Büro neu ausstatten oder übernehmen Sie alte Möbel und Technologien? Ist es sinnvoll, eine neue Raumaufteilung oder Aufteilung der Abteilungen zu testen? Sollte ein modernes Konzept wie Desk Sharing ausprobiert werden? Wie lassen sich die neuen Arbeitsräume so gestalten, dass sie Produktivität und Kreativität fördern aber gleichzeitig zum Wohlfühlen einladen?

Sie merken, die Liste ist ziemlich lang. Wichtig ist natürlich, dass die Zuständigkeiten so früh wie möglich geklärt werden. Dazu zählt auch, wer sich um die neue Bürogestaltung kümmert. Ist es an dieser Stelle eventuell sinnvoll, mit einem professionellen Innenarchitekten zu sprechen? Außerdem ist es natürlich extrem wichtig, sich mit der Budgetplanung zu befassen: Sollen alte Möbel verfrachtet werden oder ist es vielleicht schöner, den Neuanfang für eine neue Ausstattung zu nutzen? Denn häufig passen alte Möbel weder optisch noch flächenmäßig in neue Büroflächen – und sind nach mehreren Jahren vielleicht auch nicht mehr up-to-date. Hierbei können hohe Anschaffungskosten allerdings schnell ein Moodkiller sein. Dafür gibt es eine ganz einfache Lösung: Büromöbel und Elektronik einfach mieten. Denken Sie darüber nach, ob das für Ihr Office eine Option sein könnte. Dadurch umgehen Sie nicht nur die hohen Investitionen, sondern Sie können die Mietkosten sogar steuerlich absetzen. Falls Sie Ihre alten Möbel behalten möchten, sollten Sie frühzeitig mit Umzugsunternehmen sprechen und den Umzug organisieren. Informieren Sie auch alle MitarbeiterInnen Ihres Unternehmens rechtzeitig, damit genug Zeit zum Aussortieren und Zusammenpacken bleibt.

Ein Umzug ist auch eine tolle Gelegenheit, um über ein papierloses Büro nachzudenken. Das ist nicht nur umweltschonend und nachhaltig, sondern oft auch sehr praktisch. Sprechen Sie also mit Ihrem Umzugs-Komitee, ob Ordnerinhalte und Unterlagen nicht auch einfach eingescannt und in einer Cloud-Lösung abgespeichert werden können.

Überdenken Sie Ihr Bürokonzept 

Tisch, Stuhl, Monitor – fertig ist der Arbeitsplatz? Natürlich möglich, aber möglich ist auch noch viel mehr. Mit auf der Agenda: Sind die Abteilungen in Ihrem aktuellen Büro sinnvoll angeordnet? Sitzen die Menschen zusammen, die auch inhaltlich viele gemeinsame Schnittstellen haben? Ein mögliches Konzept ist natürlich das sagenumwobene Desk Sharing. Das Desk Sharing ist vor allem deshalb so beliebt, weil er MitarbeiterInnen ermöglicht, sich je nach Themenschwerpunkten und Projekten neu zu formieren. Dadurch sparen Sie Kapazitäten in Besprechungsräumen und vermeiden unnötigen Lärm – vor allem in Großraumbüros ein interessanter Aspekt. Besonders attraktiv wird das Konzept Desk Sharing, wenn sich MitarbeiterInnen durch Homeoffice, Teilzeit oder Geschäftsreisen im Büro abwechseln. So muss niemand alleine sitzen, der nicht gerne alleine sitzt. Und umgekehrt.

Längst kein Geheimtipp mehr: Office Cubes für Ihr Großraumbüro. Jeder, der schon einmal in einem Großraumbüro gearbeitet hat weiß, dass es auch mal laut werden kann. Bieten Sie Ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit zur Flucht an einen Ort der Konzentration. Je nach Größe bieten die Boxen Platz für eine oder mehrere Personen. Perfekt geeignet also für wichtige Calls, Konferenzen, Präsentationen oder kleine Meetings. Aber Achtung – Qualität ist hier das A und O. Denn nur hochwertige und getestete Cubes gewährleisten wirkliche Geräuschdämmung. Unser Vorschlag: Die Office Cubes von Sedus, denn die halten wirklich, was sie versprechen. Schon ab einem Meter Entfernung zum Cube nimmt die Sprachverständlichkeit deutlich ab. Sie wollen hohe Anschaffungskosten vermeiden, aber nicht auf hochwertige Cubes verzichten? Mieten Sie! Mit monatlichen Zahlungen passen die Boxen in wirklich jedes Budget.    

Es gibt noch einen weiteren Aspekt, den Sie für Ihr neues Bürokonzept beachten sollten – wir sagen nur „agiles Arbeiten“. Was früher nur ein Buzzword war, ist heute gelebte Realität. Denn Meetings sind heute agiler denn je zuvor. Denken Sie zum Beispiel darüber nach, ob Sie in Ihrem neuen Büro ein Creative Lab einrichten wollen – dafür eignen sich faltbare Tische und Stühle auf Rollen, ebenso wie bewegbare und verschiebbare Whiteboards und Sofas. Dynamische Möbel und flexible Technologien ermöglichen MitarbeiterInnen heute ein ganz individuelles Arbeiten. Wir sind uns ganz sicher: Mit diesem neuen Freiraum für Meetings kommen MitarbeiterInnen wieder gerne ins Büro.   

Machen Sie es sich gemütlich

Kaum ein Thema beschäftigt Unternehmen aktuell so sehr wie dieses: Wie bekommen wir unsere MitarbeiterInnen dazu, wieder gerne ins Büro zu kommen? Gerade in Zeiten mit und nach COVID haben viele ArbeitnehmerInnen gemerkt, wie gemütlich und praktisch das Homeoffice sein kann. Für einen Top-Teamgeist braucht es aber manchmal einfach den persönlichen Kontakt im Büro. Und nicht nur dafür. Auch die Qualität von Meetings lässt sich häufig verbessern, wenn man sich analog gegenübersitzt. So entstehen gut und gerne auch mal spontane Brainstorming-Sessions oder kurze Updates auf dem Flur. Wie motivieren Sie also Ihre MitarbeiterInnen, wieder lieber ins Büro zu kommen? Ganz einfach: Machen Sie es sich gemütlich. Hand aufs Herz: Bieten Sie Ihren Teams ausreichend Lounge-Flächen zum Wohlfühlen? Haben Sie einen attraktiven Pausenraum mit genügend Sitzmöglichkeiten? Sind Ihre Meetingräume mit moderner Technologie und gemütlichen Möbeln ausgestattet? Oft lautet hier die Antwort „nein“. Doch nur mit Büroflächen zum Wohlfühlen bieten Sie MitarbeiterInnen gute Anreize, um den Arbeitsweg in Kauf zu nehmen. Und sind wir ehrlich: Es geht doch nichts über eine gute Tasse Kaffee mit den LieblingskollegInnen – gönnen Sie sich und Ihrem Team die passende Ausstattung dafür. Sie werden es Ihnen danken, versprochen.

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